Come ottimizzare il risparmio fiscale delle spese alberghiere e ristorazione

Le spese per prestazioni alberghiere di somministrazione di bevande sono disciplinate dall’articolo 109, comma 5, Dpr 917/1986, ultimo periodo, che le differenzia  da quelle di trasferta, prevedendo che le spese di prestazioni alberghiere e somministrazione pasti, diverse da quelle di trasferta di cui al comma 3 dell’articolo 95, sono deducibili nella misura del 75%.

In particolare l’articolo 95, comma 3, prevede che le spese di trasferta di cui sopra (fuori dal Comune, sede di lavoro), sono deducibili dall’impresa-datrice di lavoro per un ammontare giornaliero non superiore ad euro 180,76, elevato ad euro 258,23 per le trasferte all’estero. In caso di rimborso chilometrico per uso dell’ auto propria, la spesa deducibile e’ limitata, rispettivamente, al costo di percorrenza o alle tariffe di noleggio relative ad autoveicoli di potenza non superiore a 17 cavalli fiscali, ovvero 20 se con motore diesel.

Altra norma da tener presente in riferimento ai rimborsi per trasferta è l’articolo 51, Dpr 917/1986 che pone le condizioni affinchè il rimborso di trasferte fuori Comune sia non imponibile in capo al dipendente, prevedendo tre diverse modalità di riconoscere il rimborso.

In caso di rimborso analitico, è necessario acquisire dal dipendente/amministratore, una nota spese specifica con tutti i giustificativi di spesa allegati.

La nota deve essere sottoscritta dal dipendente/amministratore e deve indicare data e motivo della trasferta (ad esempio, viaggio presso fornitore Z) e deve presentare in allegato i documenti giustificativi delle spese sostenute, intestati al dipendente (non è necessaria l’intestazione per i documenti di viaggio) e dall’1 gennaio 2025 anche i relativi pagamenti. La nota spese deve essere conservata presso il datore di lavoro in quanto giustificativo del rimborso erogato (si veda Risposta ad interpello n. 142/2024 per chiarimenti su conservazione elettronica di note spese e dei documenti giustificativi).

L’articolo 1, comma 81, legge 207/2024 ha modificato l’articolo 51, Dpr 917/1986, introducendo un ultimo periodo al comma 5, in base a cui dall’1 gennaio 2025, i rimborsi spese analitici sono deducibili solo se i relativi pagamenti sono eseguiti con versamento bancario o postale o mediante altri sistemi di pagamento tracciabili. Una modifica  è stata apportata all’articolo 95, introducendo il nuovo comma 3 bis che impone il pagamento tracciabile come condizione per dedurre i rimborsi non solo ai dipendenti ma anche ai lavoratori autonomi. Il pagamento non tracciabile implica l’indeducibilità dei rimborsi.

Una volta fatta la distinzione, ai fini della normativa fiscale, fra spese alberghiere e per pasti e spese di trasferta, è necessario approfondire la deducibilità delle spese alberghiere e di somministrazione e la relativa detraibilità dell’Iva.

L’attuale disciplina della deducibilità delle spese per ristoranti-alberghi e della detraibilità dell’Iva relativa, è stata disegnata dall’articolo 83, commi 28 bis, 28 quater, Dl del 25 giugno 2008, n. 112, convertito con legge 6 agosto 2008, n. 133, con effetto dall’1 settembre 2008.

Spese ristoranti e alberghi per lavoratori autonomi

La modifica introdotta dall’articolo 83, Dl 112/2008 ha introdotto anche per il reddito di lavoro autonomo, il limite del 75% per deduzione delle spese risto-alberghiere (modifica all’articolo 54, Dpr 917/1986 all’epoca vigente).

Tuttavia, la disciplina sull’imposizione del reddito di lavoro autonomo è stata completamente revisionata dall’articolo 5 del Dlgs 13 dicembre 2024, n. 192, con effetto dal 31 dicembre 2024, ed applicazione ai redditi di lavoro autonomo prodotti a partire dal periodo di imposta in corso al 31 dicembre 2024. In particolare, il regime di tassazione, prima regolato in modo unitario dall’articolo 54 del Tuir, è stato riorganizzato attraverso un nuovo articolato normativo che si sviluppa dall’articolo 54 all’articolo 54 octies del Dpr 917/1986. In riferimento alle spese per ristoranti ed alberghi la disciplina prima prevista dall’articolo 54 è rimasta invariata ma è stata traslata nell’articolo 54 septies, comma 1, Dpr 917/1986, come segue:

La Circolare 53/E/2008 ha chiarito che la disposizione che limita al 75% la deducibilità dei costi per prestazioni alberghiere e somministrazione di alimenti e bevande assume carattere di regola generale, la stessa si applica anche quando questi costi, si configurano come spese di rappresentanza.

Per i redditi di lavoro autonomo, alle spese pasti-alberghi si applica prima la percentuale del 75% della spesa e poi l’ulteriore percentuale del 2% del compenso annuo per determinare la deduzione massima.

Per quanto attiene poi le spese di rappresentanza queste sono oggetto di una disciplina fiscale specifica, contenuta, ora nell’articolo 54 septies, comma 2, Dpr 917/1986 (prima posta dal comma 5 dell’articolo 54 del Tuir), che ne consente la deducibilità nei limiti dell’1% dei compensi percepiti nel periodo d’imposta. Anche in questo caso, alle spese pasti-alberghi aventi scopo di rappresentanza si applica prima la percentuale del 75% della spesa e poi la percentuale dell’1% del compenso annuo per giungere alla corretta deducibilità fiscale.

L’abbattimento del 75% non si applica invece alle spese di trasferta per dipendenti e collaboratori, che restano deducibili in base alle regole già viste dell’articolo 95, comma 3, Dpr 917/1986.

Va infine ricordato che:

Il limite del 75% non si applica alle spese pasti per servizio mensa, alle spese per pasti fruiti in ristoranti convenzionati con il datore di lavoro e alle spese per acquisto ticket restaurant. Cio’ in quanto trattasi di spese sostenute per un servizio complesso (servizio mensa per generalità dipendenti), diverso dal solo servizio pasto (Circolare 6/E/2009).

Un caso frequente è quello delle spese pasti fruite da un soggetto diverso dal committente (ad esempio pasti fruiti dai dipendenti al di fuori dell’ipotesi delle trasferte). In questo caso è previsto, ai fini della detrazione dell’Iva, uno specifico obbligo documentale costituito dalla tracciabilità dei soggetti fruitori. In pratica è necessario indicare i dati dei dipendenti che hanno consumato il pasto alternativamente: in fattura o in apposita nota allegata alla fattura (Circolare 6/E/2009).

Quindi per poter detrarre l’Iva sulle fatture per pasti fruiti da dipendenti/collaboratori è necessario alternativamente:

• richiedere al ristoratore, prima dell’emissione della fattura, di inserire i dati dei fruitori dati, nel file da trasmettere allo Sdi (ad esempio, nella causale Macroblocco);

• predisporre un documento in formato elettronico che riporti esattamente tutti di dati della fattura elettronica e i dati dei fruitori (Cognome e nome). Questo documento collegato alla Fattura elettronica tramite Sdi e conservato elettronicamente;

• predisporre e conservare un documento in formato cartaceo da cui si possa desumere chi sono i fruitori (Cognome e nome) e l’inerenza della spesa (ad esempio, motivazione fruizione pasto).

Con Ordinanza 35925/2021, la Corte di Cassazione chiarisce che ai fini della deducibilità e della detraibilità dell’Iva delle spese di vitto e alloggio fruite da un soggetto diverso (es. dipendente) dal committente del servizio (es. datore di lavoro) per provare l’inerenza è necessaria (in precedenza anche Cassazione 31086/2019) l’indicazione nella fattura o in nota allegata:

• dei soggetti che hanno beneficiato della prestazione;

• delle motivazioni della relativa fruizione.

In precedenza la Cassazione 11057/2021 aveva ammesso la deducibilità delle spese per i pasti anche senza l’indicazione dei fruitori, purché la consumazione avvenisse in ristoranti ubicati nella sede dell’attività e con un numero di partecipanti coerente.

In altri termini, è consigliabile e prudenziale far risultare i nominativi dei fruitori dei pasti e la relativa motivazione in fattura o in apposita nota contabile.